Onnistunut organisaatiomuutos syntyy hyvästä työyhteisöstä

Kerron tammikuun 2019 blogissani Kauhajoen kaupungin entisen sivistyksen toimialalla tehdyistä useista organisaatiomuutoksista. Kaupungin taloudellinen tilanne on vaatinut hallinnolta yhä tiiviimpää rakennetta, sillä palvelutasosta ei Kauhajoella ole haluttu tinkiä. Vuoden 2019 alussa sivistyksen toimiala purettiin kahdeksi uudeksi toimialaksi: kasvatuksen ja opetuksen toimialaksi ja hyvinvointipalveluista vastaavaksi toimialaksi. Hyvinvointipalveluihin kuuluvat kaupungin omaa ennaltaehkäisevää hyvinvointi- ja terveydenedistämistyötä tekevät ja palveluita tarjoavat kirjasto-, kulttuuri-, liikunta, nuoriso, opisto- ja tapahtumapalvelut. Hyvinvointipalveluista vähennettiin esimiesvirkoja ja henkilökunnan kannalta tämä tarkoitti sitä, että aikaisempia lähiesimiestehtävät siirtyivät toimialajohtajalle ja koordinaattoreille.

Henkilökunnalle jatkuvat muutokset ovat olleet stressaavia. Henkilökunnan palautteen vuoksi Kauhajoella päätettiin pyytää johdon ja henkilökunnan koulutusta Valmennustriolta, oululaislähtöiseltä työyhteisöjen kehittämiseen erikoistuneelta valmennusyritykseltä. Valmennustrio vastasi tarjoukseen välittömästi ja auttoi muutosohjaushankkeeseen mukaan pääsemisessä. Hankkeeseen saatiin rahoitusta Työsuojelurahastolta ja se nimettiin Hiomo-muutoshankkeeksi.

Valmennustrion muutosagenttimalliin kuuluu tulosten systemaattinen mittaaminen ja seuranta. Alkukartoituksessa selvitettiin henkilökunnan käsityksiä työyhteisön tilasta. Tulokset kertoivat merkittävästä ja pitkäjänteisestä ohjauksen tarpeesta. Uudistuva työyhteisö kaipasi myös me-hengen rakentamista ja vanhojen toimintamallien uudistamista. Valmennustrion kehittämä muutosagenttiohjelma havaittiin hyväksi ja henkilöstöä kannustavaksi toimintatavaksi. Ohjelma on selkeä ja systemaattinen prosessi, jossa työntekijöiden aikaa hyödynnetään tehokkaasti.

Valmennustrion ohjelman työskentelymenetelminä käytetään ratkaisukeskeisiä, vuorovaikutteisia ryhmäkeskusteluja ja yksilöohjausta. Kauhajoella hankkeessa henkilökunta antoi oman panoksensa ja jakoi hiljaista tietoa yhteiseen käyttöön kehittämistarpeiden löytämiseksi. Tavoitteena oli lisätä henkilöstön ja organisaation muutosvalmiutta, ja varmistaa muutoksen onnistuminen. Tärkeänä työkaluna tässä oli johdon ja tiiminvetäjien valmentaminen työntekijöiden tueksi. Muutokset haluttiin viedä läpi niin, että niistä aiheutuisi mahdollisimman vähän haittaa henkilöstölle, toiminnalle ja kuntalaisille.

Hyvinvointipalveluiden  tiiminvetäjät ja esimiehet eli muutosagentit  saivat hankkeen aikana koulutusta johtamisessa ja työyhteisön kehittämisessä. Tiiminvetäjien rooli sisältää viestien välityksen työyhteisön ja johdon välillä, positiivisen sparrauksen, kuuntelemisen ja muutoksessa esimerkkinä toimimisen. Tiiminvetäjät ovat myös vastuunkantajia ja me-hengen rakentajia. Näihin rooleihin ovat valikoituneet henkilöt, joilla on aiemmin ollut esimiestyyppisiä tehtäviä ja, jotka ovat tottuneet hoitamaan asioita johdon ja työntekijöiden välillä. Tiiminvetäjiksi valikoituneet nauttivat työntekijöiden luottamusta ja johtoasema on syntynyt yhteisössä luontevasti.

Henkilökunnan tunteminen ja vahvuuksien hyötykäyttö on kehittyvässä organisaatiossa ensiarvoisen tärkeää. Muutosten sietokyky ja sen käsittelytavat ovat jokaisella ihmisellä erilaiset, joten johdon on tärkeä olla tietoinen henkilökunnan ominaisuuksista. Muutoksen tuomat haasteet voidaan parhaimmillaan ratkaista ennaltaehkäisevästi. Kauhajoella muuttuvan organisaation kokoaminen on aloitettu jokaisen tiimin vahvuuksien etsimisellä. Työntekijöistä on tehty vahvuuskartat, joiden avulla jokainen työntekijä esitellään toimialan henkilökunnalle. Vahvuuskarttoja hyödynnetään yhteisen tekemisen suunnittelussa ja kehittämisessä.

Hankkeen alkukartoitusten lisäksi hankkeen lopussa mitattiin tuloksia. Ohjelman tavoitteena oli lisätä henkilökunnan itseohjautuvuutta, oma-aloitteisuutta ja muutosten sietokykyä. Lisäksi tavoitteena oli parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta. Nämä tavoitteet saavutettiin moninkertaisesti osallistamalla henkilöstöä muutoksen suunnitteluun, toteutukseen ja toimivuuden varmistamiseen. Kauhajoen hyvinvointipalveluissa todettiin vuoden aikana suurinta kehitystä tapahtuneen johtamisessa, vastuiden ja työnkuvien selkiytymisessä, positiivisen vuorovaikutuksen määrässä ja avoimessa tiedonkulussa. Kokonaisuudessa hyvinvointipalveluiden työhyvinvoinnin todettiin parantuneen muutoksen keskellä 16 %. Yhteistyössä toteutettu hanke päättyy tammikuun lopussa, mutta hyvinvointipalveluiden johto ja henkilökunta on tehnyt suunnitelmat hankkeessa opittujen hyvien käytäntöjen ja uudistamisen jatkamiseksi. Mittaamme työyhteisömme hyvinvoinnin tasoa taas reilun vuoden kuluttua ja palaan aiheeseen silloin. Hyvinvointipalveluiden henkilökunnan työ asukkaidemme hyvinvoinnin edistämiseksi jatkuu hyvältä pohjalta.

Eija Liikamaa
Hyvinvointijohtaja